Tin học Mẹo Word

[Kyanhdo]

[TẶNG BẠN] TRỌN BỘ Bí kíp học tốt 08 môn
Chắc suất Đại học top - Giữ chỗ ngay!!

ĐĂNG BÀI NGAY để cùng trao đổi với các thành viên siêu nhiệt tình & dễ thương trên diễn đàn.

Microsoft Word là 1 trong số những công cụ được sử dụng nhiều nhất tại Việt Nam ở mảng ứng dụng văn phòng. Nhưng nhiều người dùng không có nghĩa là ai cũng biết sử dụng nó sao cho đúng và tận dụng được hết tính năng của nó.
Nếu các bạn vẫn thường xuyên sử dụng Word trong công việc, liệu các bạn đã biết đến các mẹo dưới đây để công việc soạn thảo trở nên nhàn hạ hơn không? Hãy cùng tìm hiểu xem.
1. Chuyển đổi nhanh cả 1 đoạn văn từ chữ viết thường sang chữ VIẾT HOA
Chắc chắn đã có lúc, bạn gõ xong cả 1 đoạn văn bản dài ngoằng, nhưng khi đọc lại yêu cầu thì họ lại muốn phải viết hoa toàn bộ những dòng này, với hầu hết người sử dụng Word không chuyên thì cách làm là xóa đi bật capslock và gõ lại.
Nhưng Word có 1 cách nhanh hơn rất nhiều lần đó là bôi đen đoạn văn bản và bấm Shift + F3. Phần mềm sẽ tự chuyển đổi giữa chữ thường/ CHỮ HOA/ Chỉ Viết Hoa Chữ Đầu.

2. Dịch toàn bộ văn bản bằng Bing Translator
MS Word được tích hợp sẵn bộ engine dịch tự động của Bing, dù Google Translate vẫn tốt hơn, nhưng nếu các bạn cần dịch nhanh 1 văn bản Word để đọc qua thì Bing cũng tương đối tốt. Điều quan trọng là các bạn không cần phải cóp nội dung sang trình duyệt để dịch mà có thể dùng trực tiếp trên Word 2013 bằng cách chọn thẻ Review > Translate > Translate Document.

3. Thêm nhanh ngày hoặc giờ hiện tại
Giống như Excel, các bạn cũng không cần phải xem đồng hồ hay xem lịch rồi gõ tay vào văn bản như vẫn thường làm. Word có hỗ trợ phím tắt giúp bạn chèn ngay giờ hoặc ngày hiện tại vào văn bản bằng tổ hợp phím: Shift + Alt + D để chèn ngày hiện tại và Shift + Alt + T để chèn giờ hiện tại.

4. Chụp ảnh màn hình chương trình trên máy tính và chèn luôn vào văn bản
Theo cách thủ công, các bạn sẽ phải bấm nút Print Screen trên bàn phím để chụp ảnh toàn bộ màn hình, sau đó mở một ứng dụng sửa ảnh và bấm Ctrl + V để dán ảnh chụp màn hình vào rồi cắt cúp cho đẹp sau đó xuất ra hình để chèn vào Word.
Quá dài dòng, Word 2013 có hỗ trợ các bạn chèn nhanh hình ảnh hiện tại của 1 cửa sổ ứng dụng đang chạy trên máy vào văn bản, cách làm như sau:

Chọn thẻ Insert > ScreenShot > Chọn 1 cửa sổ mà bạn muốn chụp. Lập tức hình ảnh mà bạn chọn sẽ được chèn ngay vào văn bản.
5. Ẩn nội dung trong văn bản bí mật
Với các phiên bản Word trước đây, người ta thường biến đoạn văn bản muốn ẩn thành font chữ màu trắng để che giấu nó. Nhưng cách đó quá cổ điển và dễ bị phát giác chỉ bằng cách bôi đen văn bản, đồng thời vị trí đó cũng sẽ xuất hiện 1 khoảng trắng bất thường khiến trẻ con cũng phải nghi ngờ.
Để ẩn nội dung văn bản cao siêu hơn, các bạn hãy bôi đen đoạn văn bản đó và nhấn Ctrl + D, sau đó tích vào nút Hidden như trong hình. Đoạn văn bản đó sẽ biến mất không để lại dấu vết.

Để xem lại đoạn văn bản này các bạn phải bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8 để hiện toàn bộ nội dung ẩn có trong văn bản lên.
6. Chỉnh sửa file PDF
Thông thường, các phần mềm xem file PDF thông dụng như Adobe Acrobat Reader chỉ cho phép các bạn xem nội dung file PDF, vậy muốn chỉnh sửa nội dung của chúng thì sao?
Đơn giản, chỉ cần mở file đó bằng Word 2013 và chỉnh sửa nó như một văn bản Word bình thường.
7. Bắt đầu gõ văn bản từ bất kỳ vị trí nào trong trang
Rất nhiều người trong số các bạn sẽ cười nhếch mép vì chỉ cần đặt con trò đến dòng mình muốn rồi nháy nút cách cho đến khi con trỏ ở vị trí mình muốn là được, quá đơn giản.

Nhưng chắc ít bạn biết rằng, chỉ cần nháy đúp chuột vào vị trí mong muốn là con trỏ sẽ được đặt ở đúng vị trí và Word sẽ tự thêm khoảng trắng cho các bạn.
8. Kiểm tra tương thích ngược với các bản Word cũ
Để chắc chắn rằng "tác phẩm" của các bạn không bị lỗi font hay không thể xem được trên các máy cài Word phiên bản cũ hơn, hãy mở thẻ File > Info và chọn Check Compatibility trong mục Inspect Document.

Word sẽ kiểm tra những thành phần có trong văn bản không tương thích với các phiên bản cũ và báo lại cho bạn để sửa.
(Còn tiếp...)

 

[Kyanhdo]

Một số thủ thuật giúp trình bày văn bản Word đẹp hơn
Bạn là người mới sử dụng Word và chưa biết nhiều về các thủ thuật để soạn thảo văn bản sao cho đẹp mắt người xem. Tham khảo bài viết dưới đây để bổ sung một số thủ thuật giúp trình bày văn bản word đẹp hơn cho các văn bản mà bạn soạn thảo sau này nhé.
Quá trình soạn thảo và tạo ra các văn bản Word đối với những nhân viên văn phòng là một công việc thường xuyên diễn ra. Với nhiều tính năng đa dạng ngày càng đầy đủ và phong phú hơn trên công cụ Word, sẽ hỗ trợ rất nhiều để soạn thảo văn bản phù hợp với các yêu cầu đưa ra. Người dùng với những thao tác đơn giản là đã có thể dễ dàng căn lề trong Word, thay đổi Font chữ cực nhanh cho các đoạn văn bản khác nhau bằng cách sử dụng Format Painter hay xóa đường viền không cần thiết trong Word để tạo ra một file văn bản đẹp và nhanh nhất cho mình. Không phải ai cũng biết được hết tất cả những thủ thuật để soạn thảo ra một file văn bản đạt chuẩn yêu cầu mỗi người, chính vì vậy mà với bài viết sau đây Taimienphi sẽ chia sẻ vs các bạn một số thủ thuật giúp trình bày văn bản Word đẹp hơn. Hãy cùng theo dõi và bổ sung các thủ thuật khác nêu như các bạn biết nhé.
MỘT SỐ THỦ THUẬT GIÚP TRÌNH BÀY VĂN BẢN WORD ĐẸP HƠN
1. Cách Giãn Dòng Trong Word
Trong quá trình soạn thảo văn bản Word, thông thường các bạn hay thiết lập lại kiểu chữ, cỡ chữ, font và màu chữ để phù hợp với nội dung văn bản. Tuy nhiên khoảng cách giữa các dòng, giữa các đoạn văn các bạn không hay để ý đến vì khoảng cách mặc định của Word cũng đã khá hợp lý. Nếu vì nội dung soạn thảo yêu cầu khoảng cách giãn dòng thì các bạn có thể chỉnh giãn dòng cho phù hợp. Cách giãn dòng rất đơn giản, thế nhưng không phải ai cũng biết và nếu chưa biết các bạn có thể xem bài viết hướng dẫn giãn dòng trong Word mà Taimienphi đã từng chia sẻ trước đây nhé.

2. Cách Căn Chỉnh Lề Trong Văn Bản Word
Theo mặc định lề trong văn bản Word không chính xác theo quy định. Và nếu bạn sử dụng lề mặc định này để soạn thảo các văn bản hành chính thì quả thật là thảm họa. Bời vì theo như văn bản số: 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thì quy định về tiêu chuẩn căn lề trong Word như sau:
Lề trên: Cách mép trên 20-25mm
Lề dưới: Cách mép dưới 20-25mm
Lề trái: Cách mép trái 30-35mm
Lề phải: Cách mép phải 15-20mm

Với những tiêu chuẩn khắt khe như vậy, đòi hỏi chúng ta phải biết cách căn chỉnh lề văn bản. Ở bài viết trước, Taimienphi sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện căn lề trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 cùng với đó là cách để các bạn cài đặt các thông số canh lề này làm mặc định để không phải thực hiện việc căn lề lại cho các lần sau. Bạn đọc quan tâm với tính năng thú vị này có thể đọc lại bài viết hướng dẫn cách căn chỉnh lề trong văn bản Word mà chúng tôi đã chia sẻ trước đó nhé.
3. Điều Chỉnh Khoảng Cách Chữ Trong Word
Tương tự như việc căn chỉnh lề trên Word, thực hiện việc điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong Word giúp văn bản của bạn nhìn thoáng hơn và chuyên nghiệp hơn. Việc điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong Word sẽ làm cho văn bản của bạn nhìn thoáng hơn và chuyên nghiệp hơn. Không những vậy nó còn góp giúp bố cục trang in hợp lý, cân đối so với số lượng trang in. Nếu bạn là người mới và đang đi tìm tính năng này hãy theo dõi bài viết hướng dẫn điều chỉnh khoảng cách chữ trong Word mà chúng tôi đã từng chia sẻ trước đó.
4. Căn Giữa Ô Trong Word
Một trong những tính năng rất cần thiết khi bạn sử dụng Word đó là căn chỉnh chữ. Việc này rất quan trọng và quyết định chính đến một văn bản đạt chuẩn. Thủ thuật căn giữa ô trong Word là một trong những tính năng cơ bản mà bạn phải nắm chắc khi sử dụng văn bản Word. Đơn giản vì cách căn giữa ô trong Word được áp dụng khá nhiều trong văn bản thuyết trình, các loại văn bản báo cáo liên quan đến bảng biểu và hơn nữa nếu bạn muốn văn bản của mình trở nên đệp hơn. Việc căn giữa ô trong Word 2016, 2013, 2010, 2007 hay 2003 không hề khó, chỉ cần vài thao tác cơ bản thôi là bạn đã có thể thực hiện được thủ thuật cơ bản mà quan trọng này rồi.

5. Cách Định Dạng Tab Trong Word
Bảng Tab trong Word 2010 là công cụ giúp người dùng thực hiện việc trình bày văn bản Word đẹp và chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên không phải ai cũng sử dụng thành tạo công cụ này chưa kể người mới chưa được học.Thông thường bạn hay dùng cách thủ công là dùng dấu "." trên bàn phím để tạo những dòng dấu chấm kéo dài. Tuy nhiên việc làm này rất mất thời gian, đồng thời những dòng dấu chấm bạn tạo ra sẽ không đều. Nếu chưa biết hoặc quên các bước thực hiện, mời bạn đọc tham khảo bài viết hướng dẫn cách định dạng Tab trong Word nhé.

6. Tạo Khung Trang Bìa Trong Word
Ứng dụng Word là một trong những bộ công cụ không thể thiếu dành cho dân văn phòng và là một trong những ứng dụng được sử dụng nhiều nhất, từ xây dựng các báo cáo công việc tới làm các đồ án môn học,... Việc tạo đường viền cho file văn bản đã được phần mềm Word hỗ trợ với một mẫu sẵn, và nếu bạn muốn tạo ra một đường viền cá tính và đặc sắc hơn thì việc tạo một khung trang bìa trong Word là một lựa chọn rất tuyệt. Ứng dụng Word đã hỗ trợ bạn chỉnh sửa cũng như tạo khung trang bìa trong Word một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
7. Xóa Khoảng Trắng Và Lỗi Xuống Dòng Trong Văn Bản
Trong quá trình soạn thảo văn bản trong Word, đôi khi cũng có một số vấn đề nảy sinh khiến bạn cảm thấy rất khó chịu như: Lỗi xuống dòng, hay lỗi dư thừa các khoảng trắng. Khoảng trắng và lỗi xuống dòng trong Word khiến bạn gặp nhiều phiền toái và làm giảm năng suất làm việc. Nếu như ở bài trước chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách fix lỗi chữ nhảy cách trong Word, thì ở bài viết này các bạn sẽ biết thêm cách xóa khoảng trắng và lỗi xuống dòng trong văn bản mà chúng tôi đã từng chia sẻ trước đó.
8. Cách Tạo Footnote, Chú Thích Cuối Trang Trong Word
Trong quá trình soạn thảo văn bản đôi khi bạn cần phải chú thích để người đọc có thể hiểu rõ hơn, ví dụ như bạn thường chú thích những từ viết tắt, những thuật ngữ,… Công cụ Footnote trong Word sẽ là một công cụ tuyệt vời giúp bạn thực hiện điều đó, bạn sẽ tạo ra những chú thích dễ dàng và đẹp mắt. Mời bạn đọc xem lại bài viết hướng dẫn tạo Footnote, chú thích cuối trang trong Word hỗ trợ trên hầu hết các phiên bản Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016 sẽ giúp bạn tạo ra những chú thích, ghi chú ở cuối trang một cách dễ dàng và trình bày văn bản một cách chuyên nghiệp.

 

[Kyanhdo]

Hướng dẫn tạo bookmark trong word 2016 đơn giản

Microsoft Word là một trong những trình soạn thảo văn bản nhất hiện nay với nhiều tính năng mạnh mẽ hỗ trợ người dùng, trong đó có tính năng bookmark để đánh dấu đoạn văn bản để người dùng có thể tìm kiếm dễ hơn, hướng dẫn tạo bookmark trong Word 2016 đơn giản dưới đây sẽ chỉ ra cách làm cho bạn.
Hướng dẫn tạo bookmark trong word 2016 đơn giản sẽ giúp bạn đánh dấu bắt kì đoạn văn bản nào trên trình soạn thảo Word và tìm nó một cách dễ dàng. Đối với những văn bản có nhiều ký tự thì việc tạo đánh dấu trong Word 2016 được hướng dẫn dưới đây sẽ giúp ích rất nhiều cho người dùng.
Hướng dẫn tạo bookmark trong word 2016 đơn giản
Bước 1: Mở đoạn văn bản trên Word 2016 mà bạn muốn tạo bookmark.
Bước 2: Để tạo bookmark trong word 2016 cho một đoạn văn bản bất kỳ, bạn bôi đen toàn bộ đoạn văn bản mà bạn muốn tạo.

Bước 3: Sau khi bôi đen xong, trên thanh công cụ nhấn vào mục Insert.

Bước 4: Tiếp tục nhấp vào lựa chọn Bookmark để tạo đánh dấu trong Word 2016.

Bước 5: Trên cửa sổ Bookmark, bạn điền Bookmark name (tên đánh dấu) đại diện cho đoạn văn bản mà bạn đã bôi đen sau đó nhấn Add.

Sau khi đã tạo bookmark trong word 2016 thành công, để tìm tới đoạn văn bản được đánh dấu đó nhanh chóng bạn có thể mở lại cửa sổ Bookmark, kích vào tên đánh dấu và chọn Go To.

 

[Kyanhdo]

Tìm hiểu về Section trong Microsoft Word 2010

Trong bài viết hướng dẫn dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn một số tính năng cơ bản của Section trong ứng dụng Microsoft Word 2010. Việc phân chia và chèn thêm Section vào văn bản Word sẽ là 1 giải pháp vô cùng hữu ích nếu bạn phải thực hiện một số công việc như sau:
- Sử dụng số thứ tự bắt đầu bằng 1 đối với mỗi section trong văn bản đó, ví dụ điển hình là có nhiều chapter trong cùng 1 văn bản
- Hiển thị ký tự trong 2 cột với 1 phần văn bản, sau đó quay trở về chế độ bình thường
- Hiển thị các phần header và footer khác nhau trong từng phần của trang văn bản
Do vậy, chúng ta có thể hiểu nôm na rằng quá trình phân chia văn bản tài liệu thành nhiều phần section khác nhau, qua đó sẽ áp dụng được nhiều kiểu định dạng khác nhau tùy theo nhu cầu.
Để chèn thêm 1 phần Section Break, các bạn nhấn Page Layout > Page Setup > Breaks, bảng điều khiển như hình dưới sẽ hiển thị:

Tại đây, chúng ta sẽ có nhiều tùy chọn về Section để áp dụng. Ví dụ như:
- Next Page: bắt đầu 1 trang mới và chèn section mới trên trang này.
- Continuous: chức năng này sẽ không tạo mới 1 trang văn bản, do vậy chúng ta có thể tạo được nhiều section trên trang này. Các bạn nên dùng continuous break nếu muốn áp dụng nhiều kiểu định dạng trên cùng 1 trang. Hoặc đơn giản hơn, tùy chọn này sẽ giúp chúng ta chèn 1 Section mới kể từ vị trí của con trỏ.
- Even và Odd: tính năng này sẽ tự động chèn thêm những đoạn section break tương ứng, sau đó lại bắt đầu section mới trên trang văn bản được đánh số tiếp theo (Even là trang được đánh số chẵn, còn Odd là trang lẻ).
Còn khi muốn xóa 1 đoạn Section Break, thì các phần văn bản được áp dụng định dạng bên trong Section đó sẽ bị “vỡ”. Lưu ý rằng chúng ta không thể thấy được hành động này trong chế độ view Print Layout mặc định, do vậy hãy chuyển sang Draft bằng cách nhấn View > Document Views > Draft. Tại đây, chúng ta sẽ thấy các đường kẻ chấm cũng như các kiểu định dạng của section break hiện tại. Và để xóa Section Break, nhấn vào đường kẻ chấm đó và nhấn phím Delete.
>>> Video tham khảo

 

[Kyanhdo]

Để làm rõ nghĩa nội dung nào đó trên Word, người dùng có thể chèn chú thích. Bạn có thể chèn chú thích ở chân trang Footnote và kèm theo ký tự đặc biệt trong từ cần giải nghĩa để người đọc được biết. Tuy nhiên, nếu muốn người đọc có thể xem nhanh giải nghĩa mà không cần nhìn dưới chân trang, thì có thể chèn chú thích, ghi chú ngay trong đoạn văn.
Việc chèn chú thích trên Word này cũng tương tự như khi chèn chú thích trong bảng trên Excel. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn thêm ghi chú, bình luận vào nội dung Word.
Hướng dẫn chèn ghi chú trên Word

Bước 1:
Bạm bôi đen nội dung cần tạo chú thích trên Word rồi nhấn vào tab Review chọn New Comment để tạo ra chú thích.

Bước 2:
Ngay lập tức chúng ta sẽ thấy bên phải giao diện xuất hiện bảng để nhập chèn nội dung chú thích. Chúng ta hãy nhập chú thích vào khung này.

Người dùng có thể chèn nhiều chú thích cho 1 nội dung trên Word. Tuy nhiên bạn không nên chèn quá nhiều sẽ làm rối mắt người xem.

Bước 3:
Để xóa ghi chú đã tạo trên Word, click vào ghi chú muốn xóa rồi nhìn lên mục Comments chọn Delete. Tại đây bạn sẽ có 2 lựa chọn xóa ghi chú đã chọn hoặc xóa toàn bộ nội dung ghi chú.

Hoặc có thể click trực tiếp chuột phải vào ghu chú rồi chọn Delete Comment.

Bước 4:
Để ẩn hoặc hiện lại chú thích đã chèn trên Word, chúng ta nhấn vào Review rồi tại mục Tracking nhấn vào Show Markup và chọn Comments. Nếu muốn ẩn đi ghi chú để làm gọn nội dung Word thì bỏ tích tại Comments, còn muốn hiện thì tích chọn lại vào Comments.

Với việc chèn thẳng ghi chú vào nội dung trên Word, người đọc có thể đọc luôn giải nghĩa hoặc bình luận, giải thích quan trọng mà không cần phải nhìn xuống chân trang. Bạn có thể ẩn hoặc hiện ghi chú trên Word tùy thích. Thường ghi chú trân trang Footnote sẽ dùng để in tài liệu.

 

[Kyanhdo]

Cách tạo tiêu đề trang (Header) và chân trang (Footer) trong Word


Tạo tiêu đề trang (Header) và chân trang (Footer) là cách giúp bạn đánh dấu quyền sở hữu và giúp bạn trình bày khoa học, tìm kiếm nhanh chóng nội dung trong bài viết.
Để tạo tiêu đề trang và chân trang bạn vào thẻ Insert -> Header (tạo tiêu đề trang) hoặc lựa chọn Footer (tiêu đề chân trang):

Ví dụ ở đây chọn tiêu đề trang kích chọn Header -> lựa chọn kiểu tạo tiêu đề:

Sau khi lựa chọn xong bạn nhập nội dung cần tạo tiêu đề trang -> được kết quả:

Tương tự bạn có thể tạo tiêu đề chân trang:

Ngoài ra nếu bạn muốn tạo tiêu đề trang và chân trang của trang đầu tiên khác với các trang còn lại tích chọn vào mục Defferent First page:

Kết quả tiêu đề trang và chân trang của trang đầu tiên bị xóa bỏ, bạn nhập tiêu đề mới cho trang đầu này:

Trường hợp bạn muốn điều chỉnh độ rộng cho tiêu đề trang, chân trang thay đổi trong mục Possition:

Ngoài ra bạn có thể sử dụng ảnh để làm tiêu đề trang, chân trang bằng cách kích chọn Pictures hoặc Online pictures trong thẻ Design:

=============================================================================================
Cách chèn Header, Footer khác nhau trên Word

Bước 1:
Trong nội dung tài liệu trên Word, những phần nào muốn tạo Header, Footer khác nhau thì đặt trỏ chuột vào cuối phần nội dung đó.
Bước 2:
Tiếp đến, người dùng chọn tab Page Layout và nhấn vào Breaks để tiến hành chia section. Tại đây bạn sẽ có 4 lựa chọn chia section gồm:

• Next Page: ngắt sang trang mới.
• Continuous: ngắt ngay vị trí con trỏ chuột.
• Even Page: ngắt trang chẵn.
• Odd Page: ngắt trang lẻ.

Chẳng hạn khi bạn muốn ngắt section ở trang mới ngay phía sau vị trí con trỏ chuột thì chọn Next Page. Như vậy tài liệu sẽ được tách thành 2 section. Section 1 là phần nội dung đã nhập. Section 2 là nội dung đã nhập tiếp vào phần sau. Tùy theo nội dung mà chúng ta có thể tách thành nhiều section.

Bước 3:
Tiếp đến tạo Header và Footer cho từng section, chúng ta click đúp chuột vào phần Header phía trên cùng của trang bất kỳ trong phần section 1. Tiếp đến phần Design của Header & Footer Tools mọi người đánh dấu tích vào mục Different First Page trong mục Options, rồi nhập nội dung cho Header của section 1 theo ý muốn.

Bước 4:
Sau khi viết nội dung cho Header của section 1, nhấn Next để chuyển sang Header của section 2.

Bước 5:
Cuối cùng nhấn chọn Link to Previous để Header section 2 không liên quan tới Header của section 1, rồi nhập nội dung cho Header 2 của section 2. Bạn chỉ cần click đúp vào vị trí bất kỳ ngoài Header để hoàn thành.
Với việc tạo Footer người dùng cũng thực hiện tương tự như khi làm trên Header bằng các thao tác bên trên.

Trên đây là cách tạo Header, Footer khác nhau trên Word với cách làm đơn giản và nhanh chóng. Thay vì sử dụng Header hay Footer giống nhau thì chúng ta có thể thay đổi, sử dụng Header hoặc Footer ở các trang hoặc các chương khác nhau. Điều này có thể giúp tài liệu của bạn thêm phần sinh động hơn.
Chúc các bạn thực hiện thành công!

 

[Kyanhdo]

Khắc phục lỗi chữ nhảy cách trong Microsoft Word
Lỗi chữ nhảy cách trong Microsoft Word là lỗi có thể nhiều bạn đã gặp trong quá trình soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word. Vấn đề này thường xảy ra khi bạn Paste/Dán một đoạn văn bản bất kì. Chúng ta cần tập khắc phục lỗi chữ nhảy cách trong Microsoft Word đơn giản và nhanh chóng
2 công cụ gõ Tiếng Việt phổ biến nhất hiện nay là Unikey và Vietkey trong công tác soạn thảo văn bản.
Tuy nhiên, thỉnh thoảng có vấn đề xảy ra trong quá trình soạn thảo văn bản khi gõ tiếng Việt có dấu là chữ bị nhảy cách như: "t ai ta i l ieu VnD oc". Lỗi này sẽ gây khó chịu cho các bạn khi soạn thảo tài liệu, mà cách khắc phục thì khá đơn giản. Mời các bạn theo dõi các bước sau.

1. Sửa lỗi chữ nhảy cách trong Word 2013, 2010, 2007

Hình ảnh minh họa VnDoc sẽ thực hiện trên giao diện Word 2013, các phiên bản Word 2010 và 2007 được thực hiện tương tự như vậy.
Bước 1: Click biểu tượng Office/ File ở góc trên bên trái màn hình lần lượt tương ứng với Word 2007 và 2010-2013 sau đó chọn --> Options/ Word Options

Bước 2: Cửa sổ Word Options mở ra --> chọn Advanced (1), trong mục Cut, copy, paste chọn Settings (2)

Khi đó, Cửa sổ Settings hiện ra, bỏ chọn trong mục Adjust sentence and word spacing automatically -> chọn OK.

2. Sửa lỗi chữ nhảy cách trong Word 2003

Giao diện trong Microsoft Word 2003 có hơi khác so với các phiên bản trên. Các bạn sẽ làm theo hướng dẫn sau đây:
Bước 1: Mở cửa sổ Word 2003, trên giao diện chọn Tools --> Options

Cửa sổ Options mở ra--> chọn Edit --> Settings

Bước 2: Sau khi hiện chọn Settings, sẽ hiện ra cửa sổ Settings cho các bạn lựa chọn, bỏ chọn trong ô Adjust sentence and word spacing automatically --> Chọn OK.

Lỗi chữ bị nhảy cách đã được khắc phục sau 2, 3 bước đơn giản vậy thôi.

 

[Kyanhdo]

Tạo danh mục hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ trong Word 2013

• Bước 1: Trước khi bạn thực sự bắt đầu với danh mục bảng biểu, hình ảnh, hãy thêm mô tả cho từng mục. Với hình ảnh để thêm mô tả, kích chuột phải vào từng ảnh và chọn Insert Caption. Với bảng và biểu đồ, trong REFERENCES > Insert Caption.

Bước 2: Chọn một nhãn có sẵn, hoặc nhấp vào New Label để thêm nhãn mới. Mặc định Word có 3 label là Figure, Table, Equation, nếu bạn dùng phiên bản tiếng Việt chỉ cần chọn Hình, Bảng hoặc Biểu đồ mà không cần thêm mới.

Nhập tên cho nhãn vừa thêm:

Sau đó nhấn OK.
Đối với biểu đồ, bảng, bạn làm tương tự, nhớ là loại danh mục nào thì cho vào đúng Label đã tạo là được.
Bước 3: Chọn kiểu đánh số trong Format, có thể là 1, 2, 3; a, b, c hoặc số La Mã. Nếu muốn đánh số dạng 1.2, 2.1 (để hiểu là ảnh thuộc mục nào và là ảnh số mấy trong mục), bạn chọn Include chapter number, trong Chapter starts with style chọn Heading chứa hình ảnh, trong Use separator chọn . (period). Tuy nhiên điều này đòi hỏi phải chọn đúng Heading và trong bài Word có đánh số Heading. Nếu không sẽ có sai sót khi hiển thị danh mục, bạn có thể sửa bằng tay nhưng nếu số lượng hình, bảng quá nhiều thì khá rắc rối. Rồi nhấn OK 2 lần.

Bước 4: Chữ "Hình" (Tên Label) sẽ hiện ra bên dưới (hoặc trên tùy theo bạn chọn), bạn chỉ cần sửa lại cho đúng với tên ảnh mình muốn. Định dạng của mô tả này có thể sẽ bị khác so với toàn bài. Để chỉnh sửa bạn làm như sau: Bôi đen dòng mô tả > Home > mở rộng dòng AaBbCc,..., chọn đến vùng được khoanh xanh bằng hình vuông (có chữ Caption) > Modify. Tại đây bạn chọn lại font chữ, kiểu chữ, kích cỡ chữ cho phù hợp.

Bước 5: Làm tương tự với các hình ảnh, bảng biểu còn lại trong bài.
Bước 6: Kích vào khu vực bạn muốn chèn danh mục bảng biểu. Thường là khoảng đầu văn bản hoặc những trang cuối. Bạn không nên ấn dấu cách liên tục để chạy sang trang tiếp theo, mà để chuột vào chữ cuối cùng của trang trước đó, vào Page Layout > Break > Page để ngắt trang. Tiếp theo, trong tab References, chọn Insert Table of figures.

Trong Caption label chọn nhãn muốn tạo danh mục, ở đây tôi chọn Biểu đồ.

Trong Formats chọn Distinctive và trong Print Preview sẽ hiển thị cho bạn xem trước định dạng danh mục sẽ xuất hiện khi chèn. Bạn có thể thay đổi cho phù hợp với yêu cầu của tài liệu.

Sau cùng, chọn OK để chèn danh mục vào tài liệu.
Lặp lại bước này nếu bạn có nhiều nhãn cần tạo danh mục. Trong bài viết này tôi chèn Hình và Biểu đồ, dưới đây là kết quả:

Nếu font chữ, định dạng chưa vừa ý, bạn nhấp chuột phải lên danh mục, chọn Font và thay đổi lại cho phù hợp:

Cập nhật danh mục bảng biểu, hình vẽ

Mỗi khi có thay đổi trong tài liệu văn bản, tất nhiên sẽ thay đổi vị trí/số trang của số liệu, và khi ấy, bạn cần phải cập nhật bảng số liệu. Để cập nhật, kích vào danh mục bảng biểu và ấn phím F9 hoặc nhấp chuột phải lên danh mục, chọn Update Field.

Có 2 tùy chọn cập nhật danh mục bảng biểu là chỉ cập nhật số trang (Update page numbers only) và cập nhật toàn bộ danh mục. Nếu chỉ thay đổi số trang bạn chọn cái đầu tiên, nếu có sửa tên ảnh, bảng, biểu thì chọn cái dưới.

Một số lưu ý khi định dạng văn bản đối với luận văn:

• Phông chữ: Times New Roman
• Cỡ chữ: 13-14
• Tên chương viết in hoa, để thẻ Heading 1
• Các mục con của chương đánh số kiểu 1.1, 1.2 (Số thứ tự của chương.Số thứ tự của mục), chia nhỏ không quá 4 mức (1.1.1.1, 1.1.1.2),...
• Đánh số trang dạng chữ La Mã viết thường i, ii, iii,... cho đến phần Mở đầu
• Từ phần Mở đầu đánh số trang dạng số 1, 2, 3,...
• Mục lục, danh mục bảng biểu để ở đầu
• Tài liệu tham khảo để ở cuối (trước Phụ lục)
• Phụ lục không đánh số trang, để ở cuối cùng
• Tên hình ảnh để bên dưới ảnh
• Tên biểu đồ để bên dưới biểu đồ
• Tên bảng để bên trên bảng

Hy vọng bài viết này có thể giúp ích cho bạn trong công việc và học tập. Nếu gặp phải khó khăn trong việc thao tác, bạn có thể để lại bình luận bên dưới để chúng tôi giúp bạn

 

[Kyanhdo]

Một số quy tắc soạn thảo Văn bản

Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc soạn thảo văn bản cơ bản nhất – một trong những kỹ năng tin học văn phòng mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay. Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các quy tắc này!
Vì vậy các bạn hãy đọc cẩn thận bài viết này. Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, còn đối với các bạn chưa biết thì những quy tắc này sẽ thật sự bổ ích. Các quy tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản.
Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các quy tắc soạn thảo văn bản này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể nào.
Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn trong soạn thảo văn bản

Khi soạn thảo văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character). Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím. Nhiều ký tự khác ký tự trắng (Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word). Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence). Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph).
Trong các phần mềm soạn thảo văn bản, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới. Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn.
Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ… Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo.
Như vậy các định nghĩa và khái niệm cơ bản ban đầu của soạn thảo văn bản và trình bày văn bản là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn.
Nguyên tắc tự xuống dòng của từ trong soạn thảo Văn bản

Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ. Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn.
Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng “nhân tạo” như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.
Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều này mà đã nảy sinh một số quy tắc mới đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính.
Một số quy tắc soạn văn bản cơ bản

Bây giờ tôi sẽ cùng các bạn lần lượt xem xét kỹ các “quy tắc” của soạn thảo văn bản trên máy tính. Xin nhắc lại một lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽ được áp dụng cho mọi phần mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tính khác nhau. Các quy tắc này rất dễ hiểu và dễ nhớ.
1. Khi soạn thảo văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.

Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.
2. Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.

Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.
Ví dụ:
Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.
Đúng: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.
3. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm ), chấm phảy (, chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.

Lý do đơn giản của quy tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.
Ví dụ:
Sai:
Hôm nay , trời nóng quá chừng!
Hôm nay,trời nóng quá chừng!
Hôm nay ,trời nóng quá chừng!
Đúng:
Hôm nay, trời nóng quá chừng!
4. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.
Ví dụ:
Sai:
Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Đúng:
Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Chú ý
1. Các quy tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất thiết áp dụng các quy tắc trên.
2. Các quy tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi soạn thảo văn bản trên thực tế. Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác, các bạn hãy vận dụng các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính để suy luận cho trường hợp riêng của mình. Tôi nghĩ rằng các bạn sẽ tìm được phương án chính xác nhất.
Soạn thảo văn bản: dễ mà khó

Các bạn vừa được thấy một số nguyên tắc soạn thảo văn bản thật đơn giản trên máy tính. Các nguyên tắc này hình như chưa được ghi lại trong bất cứ một quyển sách giáo khoa nào về tiếng Việt hay Máy tính. Công việc soạn thảo văn bản trên máy tính thường được hiểu là một việc đơn giản, ai cũng làm được. Đúng là đơn giản, nhưng để gõ chính xác hoàn toàn không xảy ra các lỗi đã mô tả ở trên lại không phải là dễ. Khi bạn đã có thói quen gõ đúng thì hầu như không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa. Nhưng một khi bạn chưa bao giờ biết về chúng thì việc gõ văn bản có lỗi là điều dễ xảy ra.
Tôi mong rằng bài viết ngắn này sẽ giúp các bạn nhiều trong công việc soạn thảo của mình. Soạn thảo văn bản trên máy tính là công việc học ‘gõ chính tả’ mà mỗi chúng ta đều phải trải qua từ các lớp tiểu học, bây giờ với máy tính chúng ta cũng bắt buộc phải trải qua các bài học vỡ lòng đó. Bài viết của tôi sẽ không còn ý nghĩa nữa nếu như 90% học sinh và sinh viên của chúng ta đều gõ văn bản trên máy tính chính xác không lỗi.